最新公告： 知行合一發(fā)布2021年最新課程 【當(dāng)阿米巴遇見(jiàn)人單合一】實(shí)戰(zhàn)班課程即將開(kāi) ..
信息系統(tǒng)的引入現(xiàn)在已經(jīng)成為了企業(yè)現(xiàn)代與傳統(tǒng)的分界線，然而很多企業(yè)直到關(guān)門(mén)也沒(méi)有搞清楚信息系統(tǒng)的真正作用是什么，就如同索尼的衰敗不能如網(wǎng)文上控訴的那樣去責(zé)怪績(jī)效考評(píng)體系，信息系統(tǒng)也只是一種工具，用的好了，認(rèn)識(shí)到位了，就是一把利器，用錯(cuò)了地方，會(huì)錯(cuò)了意，就能成為一把兇器。
知行合一自2002成立自今服務(wù)了數(shù)百家客戶(hù)，一直以咨詢(xún)服務(wù)為核心，深感方案落地環(huán)節(jié)的步履維艱，2017年我們有了自主開(kāi)發(fā)的信息系統(tǒng)——JMT數(shù)字經(jīng)營(yíng)平臺(tái)，通過(guò)JMT自主經(jīng)營(yíng)模式咨詢(xún)項(xiàng)目和JMT數(shù)字經(jīng)營(yíng)平臺(tái)雙管齊下，輕而易舉的實(shí)現(xiàn)了客戶(hù)自主經(jīng)營(yíng)模式導(dǎo)入的“效率”與“效果”的雙效提升，感慨良多，今天談一下我對(duì)信息系統(tǒng)的理解。
一、是不是所有企業(yè)都需要引入信息系統(tǒng)？
1、小企業(yè)可以不需要引入信息系統(tǒng)
小企業(yè)最大的優(yōu)勢(shì)就是靈活與協(xié)作，類(lèi)似游擊隊(duì)，一看勢(shì)頭不對(duì)，立刻可以逃之夭夭，或者肥肉當(dāng)前，狼群般一擁而上。信息系統(tǒng)強(qiáng)調(diào)的是流程和規(guī)則，不按流程辦事的結(jié)果就是寸步難行，試想在一個(gè)扳著手指就數(shù)的過(guò)來(lái)人數(shù)的公司推行信息系統(tǒng)，無(wú)疑是給胡人穿上寬大的袍袖，除了不便，還有禁錮。
2、企業(yè)要想做大必須要引入信息系統(tǒng)
大企業(yè)的優(yōu)勢(shì)主要來(lái)源于資源集中的技術(shù)優(yōu)勢(shì)、壟斷的成本優(yōu)勢(shì)和規(guī)模效應(yīng)的效率優(yōu)勢(shì)，這些優(yōu)勢(shì)不失控的前提是規(guī)則，必須有一樣事物承載著企業(yè)的規(guī)則，讓企業(yè)大而不亂、各司其職，這個(gè)事物在過(guò)去的體現(xiàn)是規(guī)章制度，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的體現(xiàn)就是涉及企業(yè)運(yùn)營(yíng)方方面面的信息化系統(tǒng)。企業(yè)要想做大沒(méi)有信息系統(tǒng)是不可想象的，換句話說(shuō)，那些沒(méi)有信息系統(tǒng)的大型企業(yè)最終都不可避免的歸于塵埃了。
二、為何大型企業(yè)（或者說(shuō)企業(yè)要做大）少不了信息化系統(tǒng)？
1、大企業(yè)最大的困擾是什么？
大企業(yè)最顯著的一點(diǎn)是人多、事雜，人與事形成了密密麻麻的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，連接人與人、人與事的是龐雜的各類(lèi)信息，那么問(wèn)題來(lái)了，這些信息是如何傳遞的呢？我們可以想象一個(gè)情景：
員工A將一份有若干單價(jià)和數(shù)量的付款單傳遞給員工B審核，A和B兩個(gè)人要對(duì)信息各自做出本職工作的處理。
員工A的處理流程如下：
根據(jù)合同，分別從價(jià)目表（單價(jià)的信息數(shù)據(jù)庫(kù)）和入庫(kù)單（數(shù)量的實(shí)際信息），獲取單價(jià)和數(shù)量數(shù)據(jù)，匯集成為一份付款單；
員工B的處理流程如下：
將付款單與價(jià)目表和入庫(kù)單核對(duì)一一核對(duì)，并與其他部門(mén)確認(rèn)產(chǎn)品是否有質(zhì)量等方面的問(wèn)題，然后再找出合同，核對(duì)付款規(guī)則，綜合所有信息進(jìn)行審核。
上面的情景是一個(gè)企業(yè)極為普通的流程，80%的企業(yè)這樣的流程中審核的人數(shù)不會(huì)只有1個(gè)員工B ，可能還有領(lǐng)導(dǎo)C，領(lǐng)導(dǎo)D，甚至領(lǐng)導(dǎo)E、F、G。流程中的每個(gè)參與者都要重復(fù)做一遍價(jià)目表、入庫(kù)單、合同等信息的核對(duì)工作，但是其實(shí)這些審核工作只是防范風(fēng)險(xiǎn)的，和他的客戶(hù)沒(méi)有任何關(guān)系，不創(chuàng)造價(jià)值。然而為了避免責(zé)任共擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)組織往往會(huì)不斷的增加審批的環(huán)節(jié)，結(jié)果是效率低的同時(shí)沒(méi)有人為結(jié)果負(fù)責(zé)，這就是大企業(yè)病的源頭。
企業(yè)存在的前提是為客戶(hù)創(chuàng)造價(jià)值，難以想象企業(yè)的員工將大量精力放在了防范風(fēng)險(xiǎn)上，而這個(gè)企業(yè)能夠在市場(chǎng)白熱化的競(jìng)爭(zhēng)中屹立不倒。
2、如何解決企業(yè)的這種困擾？
面對(duì)大量的重復(fù)性工作，企業(yè)應(yīng)對(duì)的方式就有如下兩種：
1）B不作為，將自己應(yīng)該做的部分忽略掉，閉著眼睛審核簽字，這樣將時(shí)間降低90%，將風(fēng)險(xiǎn)提升100%。
2）找到一個(gè)工具，將A/B/C…從這些以防范風(fēng)險(xiǎn)為目的的審核工作中解放出來(lái)。
這個(gè)工具早已經(jīng)被證明過(guò)，就是信息系統(tǒng)。
如果企業(yè)里面有一個(gè)以流程規(guī)則為依托的信息系統(tǒng)，我們?cè)賮?lái)回顧一下上面的情景：
A將一份有若干單價(jià)和數(shù)量的付款單傳遞給B審核，A和B兩個(gè)人要對(duì)信息各自做出本職工作的處理。
前期有人將合同規(guī)則錄入系統(tǒng)，價(jià)格錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)部門(mén)在系統(tǒng)中完成收貨。
員工A的處理流程如下：
直接從系統(tǒng)中提取當(dāng)前需要結(jié)賬的訂單和數(shù)據(jù)（這些數(shù)據(jù)都是直接提取并且鎖定不可更改的），提交審批；
員工B的處理流程如下：
直接根據(jù)系統(tǒng)提供的合同付款規(guī)則進(jìn)行合規(guī)審核，其他的價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量、金額等都屬于系統(tǒng)數(shù)據(jù)，不需要審核。
通過(guò)這樣的信息系統(tǒng)就實(shí)現(xiàn)了各司其職，各負(fù)其責(zé)，取消了重復(fù)工作，提升了工作效率，但這也只是初級(jí)的信息系統(tǒng)的功能與效果。高級(jí)信息系統(tǒng)則通過(guò)做好能確保價(jià)格、入庫(kù)等的信息準(zhǔn)確性的機(jī)制，直接取消了A的申請(qǐng)工作和B的審核工作，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)合同規(guī)則，進(jìn)行付款，實(shí)現(xiàn)了風(fēng)險(xiǎn)最小化的同時(shí)，效率最大化。
三、引入信息系統(tǒng)，就真的可以高枕無(wú)憂(yōu)了嗎？
信息系統(tǒng)具備天然的公正性和信息共享屬性，但僅靠信息系統(tǒng)就能實(shí)現(xiàn)上面的效果，解決大企業(yè)病嗎？不一定。
由上面的案例我們可以明確，信息系統(tǒng)運(yùn)作的前提有兩個(gè)，一是明確的完善的規(guī)則，二是能確保信息準(zhǔn)確的流程以及準(zhǔn)確的信息。有了這些，信息在源頭上就保證了準(zhǔn)確，然后用系統(tǒng)來(lái)無(wú)損傳遞，那所有的信息傳遞過(guò)程中的重復(fù)行為就都可以取消。
但是系統(tǒng)只是一個(gè)工具而已，它本身是不會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生數(shù)據(jù)的，需要人來(lái)完成，因而能否發(fā)揮作用的不確定的因素是人，使用信息系統(tǒng)的人輸入的如果是垃圾數(shù)據(jù)，輸出的必然也是垃圾數(shù)據(jù)，垃圾數(shù)據(jù)不但不會(huì)帶來(lái)效率的提升，反而會(huì)提升員工之間的不信任程度，增加企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本，類(lèi)似企業(yè)導(dǎo)入信息化系統(tǒng)的結(jié)果就是審批流程要在系統(tǒng)上面走一遍，然后再通過(guò)線下紙面簽字走一遍，上到領(lǐng)導(dǎo)，下至員工，怨聲載道，這也是很多企業(yè)花費(fèi)數(shù)百萬(wàn)甚至上千萬(wàn)引入的信息化系統(tǒng)最終被束之高閣的緣由。
四、如何讓信息系統(tǒng)真正發(fā)揮作用，成為企業(yè)的加速器？
信息系統(tǒng)有效運(yùn)作的基礎(chǔ)是輸入信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，因此要真正發(fā)揮信息系統(tǒng)的作用需要從兩方面入手：
1、形成倒三角組織，教育引導(dǎo)各級(jí)員工的用戶(hù)導(dǎo)向和流程化思維
傳統(tǒng)企業(yè)往往采用金字塔式的職能管控組織，員工接受上級(jí)層層傳遞的指令，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，結(jié)果就是腦袋對(duì)著領(lǐng)導(dǎo)，屁股對(duì)著客戶(hù)，領(lǐng)導(dǎo)大于流程，大于規(guī)則。這時(shí)領(lǐng)導(dǎo)的喜好就決定了信息系統(tǒng)的命運(yùn)，有的領(lǐng)導(dǎo)重視，涉及的系統(tǒng)功能就能夠有及時(shí)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)的規(guī)則能夠被有效執(zhí)行；有的領(lǐng)導(dǎo)抵觸，涉及的系統(tǒng)模塊就不受待見(jiàn)，流程規(guī)則就形同虛設(shè)。信息系統(tǒng)是一個(gè)整體，任何一個(gè)模塊數(shù)據(jù)的錯(cuò)漏，規(guī)則執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)不一，都會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)整體的問(wèn)題，一個(gè)形象的比喻就是一條臭魚(yú)毀了一鍋湯。
因此，只有構(gòu)建以滿(mǎn)足用戶(hù)需求為導(dǎo)向的倒三角的流程型組織，才能真正打破部門(mén)墻，消減行政權(quán)力，凸顯流程和規(guī)則，最終使信息系統(tǒng)得以貫徹和推行。
2、個(gè)性化定制出好用的系統(tǒng)
信息系統(tǒng)的易用性和全面性也是影響使用效果的重要因素，很多軟件企業(yè)提供的是程式化的信息軟件，一方面要求使用者適應(yīng)軟件開(kāi)發(fā)人員的習(xí)慣，一旦使用者因?yàn)檐浖牟环奖闶褂卯a(chǎn)生逆反情緒，將會(huì)大幅增加信息系統(tǒng)的推廣難度；另一方面軟件的功能固化，不符合企業(yè)的行業(yè)特點(diǎn)，也無(wú)法滿(mǎn)足企業(yè)個(gè)性化的功能需求，使得系統(tǒng)流程與企業(yè)實(shí)際流程脫節(jié)，給企業(yè)員工留下信息系統(tǒng)不好用且沒(méi)什么用的印象。因此類(lèi)似的固化的信息系統(tǒng)很難成為企業(yè)發(fā)展的助力。
縱觀知行合一推進(jìn)的JMT數(shù)字經(jīng)營(yíng)平臺(tái)導(dǎo)入項(xiàng)目，之所以都取得了非常好的效果，核心就是定制化。首先，咨詢(xún)團(tuán)隊(duì)先為企業(yè)導(dǎo)入JMT自主經(jīng)營(yíng)模式，幫助企業(yè)統(tǒng)一員工思維方式，理順流程；其次，軟件開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)是在此基礎(chǔ)上進(jìn)行的軟件開(kāi)發(fā)，務(wù)求每一個(gè)功能模塊都與企業(yè)日常工作場(chǎng)景一致，且具有一定的前瞻性。最后，JMT自主經(jīng)營(yíng)模式和JMT數(shù)字經(jīng)營(yíng)平臺(tái)同步運(yùn)行，JMT自主經(jīng)營(yíng)模式使得軟件更好用更有用，軟件則幫助JMT自主經(jīng)營(yíng)模式有效落地，互相促進(jìn)，共同成功。
總結(jié)一下就是，企業(yè)發(fā)展就如同負(fù)重前行，選擇的路徑和方向決定了企業(yè)的未來(lái)有多遠(yuǎn)，如果我們的目標(biāo)就在視線所及的地方，我們大可以信步前行或者奔跑到達(dá)；如果我們的目標(biāo)遠(yuǎn)在天涯，開(kāi)著汽車(chē)就是更好的選擇，但是開(kāi)車(chē)需要資格，無(wú)證駕駛將是乘客和路人的災(zāi)難。信息化系統(tǒng)就是企業(yè)的交通工具，這個(gè)駕駛證則是企業(yè)對(duì)流程與規(guī)則的固化和對(duì)各級(jí)員工思維方式的統(tǒng)一，要想企業(yè)做大做強(qiáng)，兩者不可偏廢。
沈光辰
知行合一咨詢(xún) | 高級(jí)咨詢(xún)顧問(wèn)
咨詢(xún)事業(yè)部項(xiàng)目經(jīng)理
JMT產(chǎn)品研發(fā)小組專(zhuān)家成員
曾任大型企業(yè)人事行政總監(jiān)、SAP項(xiàng)目經(jīng)理
國(guó)家一級(jí)企業(yè)人力資源管理師
從事人力資源管理、流程管理工作12年。
對(duì)稻盛哲學(xué)和阿米巴經(jīng)營(yíng)有獨(dú)到研究，擅長(zhǎng)企業(yè)內(nèi)部哲學(xué)體系搭建和JMT模式導(dǎo)入，已幫助多家企業(yè)完成哲學(xué)和JMT模式搭建。
曾為紅獅集團(tuán)、克明面業(yè)、翰博集團(tuán)、巧媳婦食品、珍誠(chéng)藥業(yè)等國(guó)內(nèi)大型知名企業(yè)提供過(guò)專(zhuān)業(yè)的咨詢(xún)與培訓(xùn)服務(wù)。
